СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Модуль Мероприятия по ОТ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ «МЕРОПРИЯТИЯ ПО ОТ»

Назначение модуля

Помимо уполномоченных трудовых коллективов, членов комиссии по вопросам охраны труда, специалистов службы охраны труда предприятия, контроль за соблюдением требований охраны трудаосуществляют соответствующие государственные органы. Основные полномочия и права органов государственного надзора за охраной труда и их перечень приведены в следующих законодательных актах:

Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.1992 г. № 2694-ХІІ (статьи 44, 45);

Закон Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» от 05.04.2007г № 877-V;

Постановление КМ Украины «Об утверждении Положения о Государственном комитете по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору» от 23.11.2006г. №1640.

Целью проведения обследований является осуществление контроля за соблюдением требований охраны труда и подведение итогов состояния безопасности труда как в структурных  подразделениях организации и в целом по организации. После каждого обследования (проверки) может быть составлено предписание. В предписании указаны все выявленные нарушения требований охраны труда и установлены конкретные сроки их устранения.

Функциональный модуль «Мероприятия по ОТ» предоставляет возможность планировать мероприятий, по устранению нарушений, которые зафиксированы проверяющими, создавать поручения и контролировать их выполнение, отчитаться о полученных результатах.

В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Формирование журнала мероприятий;
• Формирование поручений по зафиксированным мероприятиям;
• Мониторинг сроков выполнения мероприятий и поручений;
• Экспорт в MS Excel списка мероприятий.

Экранная форма функционального модуля «Мероприятия по ОТ» визуально разделена на две части и представлена на Рис.199.

Рис.199.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура» в которой представлена древовидная структура с папками необходимых для работы документов, в том числе и журнала мероприятий. Первоначально структура состоит только из  главных узлов (рубрик) – «Планирование», «Графики», «Мероприятия по ОТ» и т.д., которые не содержат ни одной вложенной папки.
Данные рубрики не редактируются и не удаляются.
Единственной функцией рубрики «Мероприятия по ОТ» является «Добавить в Избранное».
Используя данную функцию можно отображать на закладке «Избранное» перечень тех рубрик, которые нужны для работы в данное время.
Выбираем рубрику «Мероприятия по ОТ» на закладке «Структура» и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 200.) и выбираем единственную команду – «Добавить в Избранное».

Рис. 200.
Открывается закладка «Избранное», где в дереве структуры отображаются только те рубрики, которые были выбраны командой «Добавить в Избранное».

Если какая-либо из выбранных рубрик сейчас не нужна или была ошибочно добавлена в избранные, поступить нужно следующим образом: переходим на закладку «Избранное» и выделяем ненужную рубрику. Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 201.) и выбираем команду «Удалить из Избранного».

Рис. 201.
Для того, что бы убрать закладку «Избранное» нужно в меню «Вид» снять отметку возле команды «Избранное».

Область мероприятий

            Центральная часть формы разделена на две части.
В верхней части в окне «Журнал мероприятий» отображен список зарегистрированных мероприятий по устранению нарушения.
В нижней части в окне «Документы» расположен перечень документов, созданных по зафиксированным мероприятиям.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

Строка меню функционального модуля «Мероприятия по ОТ»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют задать критерии фильтрации данных и выбрать перечень полей для возможности определения данных, которые имеют тот же статус, что и выбранное поле (или комбинация полей) и т.д.
Так же в строке меню приведены две кнопки «Мероприятия» и «Документы», которые дают возможность просмотреть список мероприятий или документы  в зависимости от избранного способа просмотра.

Окно «Журнал мероприятий»

Окно «Журнал мероприятий» представляет собой реестр (таблицу) зафиксированных мероприятий по устранению нарушений, хранящихся в системе. Фактически строка таблицы отображает реквизиты карточки, заведенной на зафиксированное мероприятие и содержащая его характеристики. Ввод, редактирование и удаление карточек мероприятий осуществляется с помощью контекстного меню формы «Журнал мероприятий».
Описание колонок реестра карточек мероприятий представлено в таблице.

Формирование нового мероприятия

Сформировать мероприятие в системе можно  несколькими способами:

• Выбрав опцию «Новый документ» в меню «Операции».
• Выбрав экранную кнопку «Новый документ».
• Выбрав опцию «Новое мероприятие» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий».
• Создать и заполнить карточку мероприятия в функциональном модуле «Документы» (см. п. 13.10. Руководства пользователя функционального модуля «Документы»).

При использовании любого из способов создания карточки мероприятия на экране появится окно «Мероприятие» (Рис. 202.).

Рис. 202.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 203.).

Рис. 203.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Мероприятие»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Ответственные за исполнение»

Для того, чтобы выбрать ответственного нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 204.)
 
Рис. 204.
В появившемся списке персонала нужно выделить мышью фамилию нужного сотрудника и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Фамилия и должность ответственного появятся на экране.
Введенную информацию, если появилась необходимость, можно удалить.

Заполнение пункта «Наименование входящего документа»

Для того, чтобы выбрать входящий документ, на основании которого формируется мероприятие, нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку , расположенную справа от поля «Наименование».
• В появившемся окне «Входящие документы» (Рис. 205.) отметить мышкой нужный документ и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

Рис. 205.
Экранная форма закрывается. Все необходимые данные по выбранному письму попадают в окно «Мероприятие».

Открыть текст входящего документа

Для того чтобы увидеть текст входящего документа нужно нажать кнопку «Открыть текст».
Появится окно «Укажите имя файла» (Рис. 206.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла и нажать кнопку «Сохранить». В среде MS Word откроется текст входящего документа.

Рис. 206.
Если текст документа отсутствует в электронном виде, и его нет в системе, то появится окно предупреждения (Рис. 207.).

Рис. 207.
Нажав кнопку «Да» можно продолжать ввод и редактирование карточки мероприятия.

Продолжить

Если на основании входящего документа необходимо создать несколько мероприятий, то проще всего воспользоваться функцией «Продолжить».
Продолжить формирование мероприятий в системе можно несколькими способами:

• Выделив нужное мероприятие выбрать опцию «Продолжить» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий».
• Выбрав нужное мероприятие в окне «Журнал мероприятий» дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

При выборе первого способа формирования мероприятий на экране появится окно «Мероприятие» с незаполненной информацией  в блоке «Мероприятия по устранению» (Рис. 208.). При этом кнопка «Редактировать» не активна и все поля доступны для редактирования.
При выборе второго способа откроется полностью заполненное информацией окно «Мероприятие». При нажатии кнопки «Продолжить» кнопка «Редактировать» станет не активна, данные  в блоке «Мероприятия по устранению» автоматически очистятся и все поля будут доступны для редактирования.

Рис. 208.

Редактировать мероприятие

Изменить данные в карточке мероприятия можно при помощи функции «Редактировать мероприятие».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужное мероприятие выбрать опцию «Редактировать мероприятие» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий».
• Выделив нужное мероприятие в «Списке мероприятий» в функциональном модуле «Документы»  выбрать опцию «Редактировать» в контекстном меню.
• Выделив нужное мероприятие открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первых двух способов редактирования появится окно с карточкой мероприятия. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе третьего способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка перестанет быть активной, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить мероприятие

Удалить мероприятие можно следующими способами:

• Выделив нужное мероприятие выбрать опцию «Удалить мероприятие» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий»;
• Выделив нужное мероприятие в «Списке мероприятий» в функциональном модуле «Документы»  выбрать опцию «Удалить» в контекстном меню.

При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 209.).

Рис. 209.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка мероприятия удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать списка мероприятий

Используя экранную кнопку  или опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции», можно передать список мероприятий в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Распечатать можно список всех мероприятий  или только тех, которые подходят под любой выбранный критерий фильтрации (это группа кнопок «Контроль исполнения»).
Открывается среда MS Excel со списком мероприятий.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы мероприятий

Для удобства пользователей создана возможность скрывать колонки таблицы запланированных мероприятий, которые могут быть не актуальны в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Журнал мероприятий» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 210.

Рис. 210.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (рис. 211.).

Рис. 211.
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице мероприятий появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения мероприятий

Снять с контроля

После создания, карточка мероприятия автоматически берется системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда мероприятие может не контролироваться (например, нарушение быстро устранено), и тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно так: выделив нужное мероприятие выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий»;
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что мероприятие снято с контроля (Рис. 212.).

Рис. 212.
При этом связанные только с этим мероприятием документы также будут сняты с контроля.

Поставить на контроль

Если есть необходимость, то снятое с контроля мероприятие можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно так: выделить мышкой мероприятие, у которого в колонке «Статус» графический индикатор фиолетового цвета и выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Журнал мероприятий».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что мероприятие поставлено на контроль (Рис. 213.).

Рис. 213.
При этом у связанных только с этим мероприятием документов так же изменится цвет индикации.

Выбор мероприятий по диапазону дат выполнения

Если нужно выбрать мероприятия за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Журнал мероприятий» (Рис. 214.).

Рис. 214.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те мероприятия, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Для восстановления информации в таблице нужно убрать метку (галочку) возле поля даты.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.

Окно «Документы»

Окно «Документы» представляет собой реестр (таблицу) документов (поручений/планов), которые созданы по зарегистрированным мероприятиям, хранящимся в системе. В строке таблицы отображаются основные реквизиты карточки, заведенной на документ. Ввод, редактирование, печать и удаление карточек документов осуществляется с помощью контекстного меню формы «Документы».
Описание колонок реестра карточек документов представлено в таблице.

Новый документ

Создать документ, регламентирующий выполнение мероприятий, можно таким образом: выбрав опцию «Новый документ» в контекстном меню окна «Документы».
При использовании любого из способов создания карточки документа на экране появится окно «Поручение/План» (Рис. 215.).

Рис.215.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 216.).

Рис. 216.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Поручение/План».

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Мероприятия»

Для того, чтобы занести данные в поля таблицы «Мероприятия» нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 217.)

Рис. 217.
В появившемся окне «Список мероприятий»  нужно выделить мышью  требуемое мероприятие и нажать кнопку «Применить» (Рис. 218.).

Рис. 218.
Все данные по выбранному мероприятию будут занесены в таблицу.
Введенную информацию, если появилась необходимость, можно удалить.

Редактировать документ

Изменить данные в карточке документа можно при помощи функции «Редактировать документ».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный документ выбрать опцию «Редактировать документ» в контекстном меню окна «Документы».
• Выделив нужный документ открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой выбранного документа. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить документ

Удалить выбранный документ можно так: выделив документ выбрать опцию «Удалить Документ» в контекстном меню окна «Документы».
Система выведет окно с предупреждением (Рис. 219.).

Рис. 219.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать документа

Для того чтобы просмотреть и распечатать нужный документ необходимо сделать следующее: выделить мышкой нужный документ выбрать опцию «Печатать документ» в контекстном меню окна «Документы».
Появится окно «Укажите имя файла» (Рис. 220.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла.
При необходимости, документ можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Office.

Рис. 220.

Настройка таблицы документов

Для удобства пользователя, создана возможность скрывать те колонки таблицы документов, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Документы» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 221.

Рис. 221.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 222.).

Рис. 222.
Удаляя или устанавливая метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице документов появляется только выбранные поля
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения документов

Снять с контроля

После создания, карточка документа автоматически берется системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда документ может не контролироваться, тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно таким образом: выделив нужный документ выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Документы».
В колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что документ снят с контроля (Рис. 223.).

Рис. 223.
При этом связанные только с этим документом мероприятия также будут автоматически сняты с контроля.

Поставить на контроль.

Если есть необходимость, то снятый с контроля документ можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно таким образом: выделить мышкой документ, у которого в колонке «Статус» графический индикатор фиолетового цвета и выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Документы».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что документ поставлен на контроль.
Так же автоматически будут поставлены на контроль связанные только с этим  документом мероприятия.

Выбор документов по диапазону сроков выполнения

Если нужно выбрать документы, со сроком исполнения за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Документы» (Рис. 224.).

Рис. 224.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те документы, даты создания которых входят в заданный временной интервал.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.