СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Начало работы

НАЧАЛО РАБОТЫ

Для того чтобы начать работу с Системой организатор охраны труда «Малое предприятие» необходимо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мышки по пиктограмме , которая расположена на рабочем столе компьютера.
При этом откроется окно «Подключение» (Рис. 14.)

Рис. 14.
В строке «Путь к базе» автоматически указывается путь к базе данных. В строке «Имя пользователя» необходимо указать имя пользователя Системы, а в строке «Пароль» - пароль, который выдает Администратор Системы. 
Необходимо ввести все данные и нажать кнопку «Применить». После этого открывается окно «Выбор предприятия» (Рис. 15.) в котором есть только одна первоначальная запись - «Назва підприємства». Отметив эту запись и нажав кнопку «Редактировать» открывается окно «Предприятие», где вместо названия предприятия указана надпись «Назва підприємства».

Рис. 15.
Назначение кнопок окна «Выбор предприятия» приведено в таблице.

Заполнение карточки предприятия

Для ввода данных о предприятии необходимо нажать кнопку «Добавить» в окне «Выбор предприятия».
На экране появится окно «Предприятие» (Рис. 16.)

Рис. 16.
Поле, выделенное синим цветом, является обязательным для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив это поле, появится окно предупреждения (Рис. 17.).

Рис. 17.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить». При этом название предприятия появилось в левой части экранной формы в области «Структура» рядом с пиктограммой .

Выбрать предприятие

Если в процессе работы с Системой нужно перейти к работе с данными другого предприятия необходимо выполнить следующие действия:

• В окне «Контрольно-исполнительный модуль» нажать кнопку .
• В открывшемся окне «Выбор предприятия» выделить нужное предприятие и нажать кнопку «Выбрать».
• В окне «Контрольно-исполнительный модуль» появится информация по выбранному предприятию.

Редактировать карточку предприятия

Изменить данные в карточке предприятия можно двумя способами:

• При помощи кнопки   окне «Контрольно-исполнительный модуль».
• В модуле «Персонал» при помощи контекстного меню.

Порядок действий в первом случае такой:

• Нажать кнопку .
• В появившейся карточке «Предприятие» нажать кнопку «Редактировать».

Порядок действий для второго случая:

• Перейти в модуль «Персонал» и в окне «Структура» выделить название предприятия.
• Правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и выбрать опцию «Карточка предприятия».
• В появившейся карточке «Предприятие» нажать кнопку «Редактировать».

Кнопка  «Редактировать» при этом станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

ПЕРСОНАЛ

Назначение модуля

Функциональный модуль «Персонал» предназначен для создания структуры предприятия и ввода индивидуальных сведений о каждом сотруднике, его квалификации и допусках к опасным работам, прохождении обучения и медосмотра, о фактах нарушения им правил техники безопасности.
В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Формирование структуры предприятия;
• Формирование списка должностей по каждому структурному подразделению;
• Формирование списков сотрудников по каждому структурному подразделению;
• Заполнение личных карточек сотрудников сведениями о прохождении обучений и медосмотров, инструктажей и т.д.;
• Экспорт в MS Excel списка должностей предприятия;
• Экспорт в MS Excel списка сотрудников предприятия.

Экранная форма функционального модуля «Персонал» вертикально разделена на две части и представлена на Рис.18.

Рис. 18.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура», в которой представлена структура предприятия с наименованиями структурных подразделений и списками должностей по каждому структурному подразделению.

Область персонала

В центральной части формы представлены или списки структурных подразделений, или списки должностей, или перечень сотрудников.
Представление того или иного списка зависит от того, какая закладка вверху формы нажата.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

Строка меню функционального модуля «Персонал»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют работать с данными этого модуля.

Добавить подразделение

Структурное подразделение можно ввести двумя способами:
1. Выделить мышью название предприятия в области «Структура», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Добавить подразделение».
2. Выделить мышью название предприятия в области «Структура», перейти на закладку «Подразделение», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Новое».
Независимо от того, какой способ применен, на экране появится окно «Подразделение» (Рис. 19.).

Рис. 19.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 2.).
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Подразделение»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».
Для того чтобы ввести подчиненное структурное подразделение, выделяем мышью название головного подразделения и выполняем весь порядок действий, описанный в п. 6.5. данного Руководства.

Редактировать подразделение

Изменить данные в карточке подразделения можно следующими способами:

• Выделив нужное структурное подразделение выбрать опцию «Редактировать подразделение» контекстного меню.

2. Выделив нужное структурное подразделение на закладке «Подразделение», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Редактировать».
Независимо от того, какой способ применен, на экране появится заполненная карточка «Подразделение». Кнопка «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить подразделение

Данная функция используется для удаления подразделения из структуры предприятия.

Удалить карточку подразделения можно следующими способами:

• Выделив нужное структурное подразделение, правой кнопкой мыши открыть контекстное меню выбрать опцию «Удалить подразделение».
• Выделив нужное структурное подразделение на закладке «Подразделение», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбирать команду – «Удалить».

Независимо от того, какой способ применен, система выведет форму с предупреждением (Рис. 20.).

Рис. 20. 
При положительном ответе «Да», экранная форма закрывается. Вместе с подразделением удаляются все подчиненные подразделения (если они есть) и все должности.
При отрицательном ответе «Нет» экранная форма закрывается. Действие не производится.

Изменить положение подразделения

Используя данную функцию, всегда можно изменить местонахождение подразделения в структуре предприятия.
Изменить положение подразделения можно следующими способами:

• Выделив нужное структурное подразделение, правой кнопкой мыши открыть контекстное меню выбрать опцию «Изменить положение подразделения».
• Выделив нужное структурное подразделение на закладке «Подразделение», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Переместить».

Независимо от того, какой способ применен, система выводит форму со структурой предприятия (Рис. 21.) для указания нового местоположения подразделения.

Рис.21.
Раскрываем структуру и выбираем новое местоположение подразделения. Затем правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 22.) и выбираем одну из команд:

Рис. 22.
Экранная форма закроется, а в структуре предприятия положение подразделения изменится.

Печать списка подразделений

Используя данную функцию, можно распечатать список структурных подразделений предприятия.
Сделать это можно следующим способом: выделив нужное структурное подразделение на закладке «Подразделение», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбирать команду – «Печать».
Открывается среда MS Excel со списком подразделений.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы подразделений

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы подразделений, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню на закладке «Подразделение» и выбираем команду «Настройка таблицы».
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (рис. 23.).
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице подразделений появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Рис. 23.

Добавить должность

Сформировать перечень должностей, относящихся к определенному подразделению можно следующими способами:
1. Выделив название подразделения в области «Структура» правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и выбрать опцию «Добавить должность».
2. Выделив нужное структурное подразделение в области «Структура» на закладке «Должности», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбирать команду – «Новая».
Независимо от того, какой способ применен, на экране появится окно «Должность» (Рис. 24.).

Рис. 24.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 17.).
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Должность»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Выбор профессии из классификатора

            Классификатор профессий представлен на Рис. 25.

Рис. 25.
Профессию можно выбрать следующими способами:

• Использую вертикальную полосу прокрутки найти нужную профессию, выделить ее и нажать кнопку «Выбрать».  Код и название профессии при этом попадут в карточку «Должность».
• Использовать кнопку «Поиск». При нажатии этой кнопки появиться строка поиска. Если установлена метка «По названию», то в строке поиска нужно ввести название профессии или начальные буквы названия (Рис. 26). После нажатия кнопки «Искать» система выведет перечень найденных профессий. Кнопка «Очистить» позволяет очистить строку поиска.

            Если установлена метка «По коду», то в строке поиска нужно ввести код профессии и нажать кнопку «Искать». Система выведет перечень найденных кодов.

Рис. 26.
Для каждой введенной должности есть ряд своих функций.

Редактировать должность

Изменить данные в карточке должности можно следующими способами:

• Выделив нужную должность в области «Структура» выбрать опцию «Редактировать должность» контекстного меню.
• Выделив нужную должность на закладке «Должности» правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Редактировать».

Независимо от того, какой способ применен, на экране появится заполненная карточка «Должность» (Рис. 27.). Кнопка «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Рис. 27.
В карточке «Должность» указаны три закладки:
1. Обучение – это темы проверки знаний и их периодичность.
2. Медосмотры – виды проходимых медосмотров и их периодичность.
3. Инструктажи - виды проходимых инструктажей и их периодичность.
Для того чтобы добавить в карточку должности тему проверки знаний, необходимо выполнить следующие действия:

• Перейти на закладку «Обучение».
• Выделить мышью поле «Тема проверки знаний».
• Нажав правую кнопку мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 28.).
• Появляется окно «Выбор обучения» (Рис. 29.).

Рис. 28.

• Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Выбор обучения»:

Рис. 29.
Аналогично вводятся данные для медосмотров и инструктажей.

Копировать должность

Если надо ввести несколько одинаковых должностей в пределах структурного подразделения, то проще всего воспользоваться функцией «Копировать должность».
Скопировать должность можно следующим способом: выделив нужную должность выбрать опцию «Копировать должность» контекстного меню. После выполнения этой функции в структурном подразделении появится еще одна должность.

Изменить положение должности

Используя данную функцию, всегда можно изменить местонахождение должности в структуре подразделения.
Изменить расположение должности можно следующими способами:

• Выделив нужную должность в области «Структура» выбрать опцию «Изменить положение должности» контекстного меню.
• Выделив нужную должность на закладке «Должности» правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Переместить».

Независимо от того, какой способ применен, система выводит форму со структурой должностей для указания нового местоположения выбранной должности. Выбираем новое местоположение должности. Затем правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 30.)  и выбираем одну из команд.

Рис. 30.
Экранная форма закроется, а в структурном подразделении положение должности изменилось.

Удалить должность

Данная функция используется для удаления должности из структурного подразделения.
Удалить должность можно следующими способами:

• Выделив нужную должность в области «Структура» выбрать опцию «Удалить должность» контекстного меню.
• Выделив нужную должность на закладке «Должности» правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Удалить».

Независимо от того, какой способ применен, система выведет форму с предупреждением (Рис. 31.).

Рис. 31. 
При положительном ответе «Да», экранная форма закрывается. Вместе с должностью удаляются все данные о сотруднике, привязанном к этой должности.
При отрицательном ответе «Нет» экранная форма закрывается. Действие не производится.

Печать списка должностей

Используя данную функцию, можно распечатать список должностей, как предприятия, так и структурного подразделения.
Список должностей структурного подразделения можно распечатать так: выделив нужное структурное подразделение в области «Структура» на закладке «Должности», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбирать команду – «Печать».
Распечатать список должностей всего предприятия можно такими способами:

• Используя кнопку «Печатать должности» в строке меню.
• Используя опцию «Печатать должности» из меню «Операции».

Независимо от того, какой способ применен, открывается среда MS Excel со списком должностей.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы должностей

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы должностей, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню на закладке «Должности» и выбираем команду «Настройка таблицы».
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (рис. 32.).
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице должностей появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Рис. 32.

Добавить карточку сотрудника

Для того чтобы ввести информацию о сотруднике, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить должность в структурном подразделении.
2. Перейти на закладку «Персонал» в центральной части экранной формы.

• Выделить мышью поле «Персонал».
• Нажав правую кнопку мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Новый» (Рис. 33.).

Рис. 33.

• На экране появится окно «Сотрудник» (Рис. 34.).

Рис. 34.
Поля, выделенные синим цветом, является обязательным для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 35.).

Рис. 35.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».
Изменение информации на всех закладках карточки сотрудника происходит при помощи функций контекстного меню, приведенных на Рис. 36.

Рис. 36.

Редактировать карточку сотрудника

Изменить данные в карточке сотрудника можно при помощи функции «Редактировать».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив из списка нужного сотрудника выбрать опцию «Редактировать» в закладке «Персонал».
• Выделив нужный нужного сотрудника открыть его карточку двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с личной карточкой сотрудника. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
Выполнить нужное редактирование и нажать кнопку «Сохранить».

Удалить карточку сотрудника

Данная функция используется для удаления карточки сотрудника.
Удалить карточку можно таким образом: выделив нужного сотрудника на закладке «Должности» правой кнопкой открыть контекстное меню и выбрать команду – «Удалить».
Независимо от того, какой способ применен, система выведет форму с предупреждением (Рис. 37.).

Рис. 37.
При положительном ответе «Да», экранная форма закрывается. Удаляются все данные о сотруднике, прикрепленном к этой должности.
При отрицательном ответе «Нет» экранная форма закрывается. Действие не производится.

Печать списка персонала

Используя данную функцию, можно распечатать список персонала, как предприятия, так и структурного подразделения.
Список персонала структурного подразделения можно распечатать так: выделив нужное структурное подразделение в области «Структура» на закладке «Персонал», правой кнопкой открыть контекстное меню и выбирать команду – «Печать».
Распечатать список должностей всего предприятия можно такими способами:

• Используя кнопку «Печатать персонал» в строке меню.
• Используя опцию «Печатать персонал» из меню «Операции».

Независимо от того, какой способ применен, открывается среда MS Excel со списком должностей.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы персонала

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы персонала, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню на закладке «Персонал» и выбираем команду «Настройка таблицы».
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (рис. 38.).
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице персонала появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Рис. 38.