СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Модуль Документы

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ «ДОКУМЕНТЫ»

Назначение модуля «документы»

            Функциональный модуль «Документы» предоставляет возможность регистрации входящей и исходящей корреспонденции (приказов, писем, предписаний, распоряжений и др.), приходящей в службу охраны труда предприятия.
В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Регистрация входящих документов;
• Регистрация исходящих документов;
• Создание мероприятий по устранению нарушений, которые зафиксированы во входящих директивных документах;
• Мониторинг сроков выполнения входящих документов;
• Возможность создания ответа на входящий документ;
• Экспорт в MS Excel списка входящих или  исходящих документов.

Экранная форма функционального модуля «Документы» вертикально разделена на две части и представлена на Рис.225.

Рис. 225.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура», в которой представлена древовидная структура с папками документов. Первоначально структура состоит только из  главных узлов (рубрик) – «Планирование», «Графики», «Журнал оперативного контроля», «Документы» и т.д. В свою очередь в папке «Документы» присутствуют две вложенные папки – «Входящие» и «Исходящие».
Данные рубрики и папки не редактируются и не удаляются.

Область документов

            Центральная часть формы разделена на две части. В нижней части в окне  «Исходящие документы» расположен перечень карточек зарегистрированных в Системе исходящих документов. В верхней части в окне «Входящие документы»  отображен  перечень карточек всех  входящих документов.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

 Строка меню функционального модуля «Документы»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют задать критерии фильтрации данных и выбрать перечень полей для возможности определения данных, которые имеют тот же статус, что и выбранное поле (или комбинация полей) и т.д.

Построение рубрики «Документы»

Рубрика «Документы» состоит из двух вложенных папок: «Входящие» и «Исходящие». Эти папки не редактируются и не удаляются.
Каждая из этих папок может быть представлена в двух видах:
– не иметь никаких вложенных папок с документами, т.е. все созданные карточки документов лежат в самих исходных папках;
– состоять из вложенных папок (рубрик), которые находятся в подчинении одна другой и представляют собой узлы дерева. Количество вложенных одна в другую папок может быть сколь угодно большим. Соответственно, сами карточки документов лежат в «своих» папках. Но при этом перечень всех без исключения карточек документов можно увидеть, если выделить мышкой любую из папок – «Входящие» или «Исходящие». 

Добавить папку

Добавить папку – это значит ввести новый узел в структуру дерева документов. Поскольку изначально есть два узла  – папки «Входящие» и «Исходящие», то новый узел будет вложенным в ту папку, которую выбрали, например, это папка «Входящие».
Установив курсор мыши на папку «Входящие» необходимо нажать правую кнопку мыши и открыть контекстное меню (Рис. 226.).

Рис. 226.
Выбираем команду «Добавить папку». Появляется вложенная «Новая папка» с возможностью изменения названия (Рис. 227.).

Рис. 227.
Вводим нужное наименование. В структуре дерева появляется новая папка для документов.

Редактировать папку.

Используя данную функцию, всегда можно изменить название существующей папки.
Для этого устанавливаем курсор мыши на папку, название который необходимо изменить и  правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 226.). Выбираем команду «Редактировать папку». При этом, редактируемое название будет выделено темно–синим цветом (Рис. 228.).

Рис. 228.
Вводим необходимые изменения и фиксируем результат левой кнопкой мыши. В  структуре появляется измененное название папки.

Удалить папку

Данная функция используется для удаления не используемых папок.

Устанавливаем курсор мыши на папку, которую необходимо удалить, и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 226.). Выбираем команду «Удалить папку». Система выведет форму с предупреждением (Рис.229.).

Рис. 229. 
При положительном ответе «Да», выводится новое предупреждение, приведенное на Рис. 230.

Рис. 230. 
При положительном ответе «Да» экранная форма закрывается. Действие не производится.
При отрицательном ответе «Нет» экранная форма закрывается. Вместе с папкой удаляются документы и вложенные папки (если они были).

Изменить положение

Данная функция помогает изменить местонахождение папки с документами в общем дереве папок.
Выбираем папку с документами, которую нужно переместить, и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 226.).  Выбираем команду «Изменить положение».
Система выводит форму с деревом папок документов для указания нового местоположения папки.
Выбираем новое местоположение папки. Затем правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 231.)  и выбираем одну из команд:

Рис. 231.
Экранная форма закроется, а в структуре дерева положение папки изменится.

Добавить в Избранное

Используя данную функцию можно отображать на закладке «Избранное» перечень тех рубрик, которые нужны для работы в данное время.
Выбираем нужную рубрику на закладке «Структура» и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 226.).  Выбираем команду «Добавить в Избранное».
Открывается закладка «Избранное», где в дереве структуры отображаются только те рубрики, которые были выбраны командой «Добавить в Избранное».

Если какая-либо из выбранных рубрик сейчас не нужна или была ошибочно добавлена в избранные, поступить нужно следующим образом: переходим на закладку «Избранное» и выделяем ненужную рубрику. Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 232.) и выбираем команду «Удалить из Избранного».

Рис. 232.
Для того, что бы убрать закладку «Избранное» нужно в меню «Вид» снять отметку возле команды «Избранное».

Окно «Входящие документы»

Окно «Входящие документы» представляет собой реестр (таблицу) входящей корреспонденции (писем, актов, приказов и т.д.). В строке таблицы отображаются основные реквизиты карточки, заведенной на документ. Ввод, редактирование, удаление карточек документов и печать списка документов может осуществляться с помощью контекстного меню окна «Входящие документы».
Описание колонок реестра карточек документов представлено в таблице.

Создать документ

Зарегистрировать входящий документ можно несколькими способами:

• Выбрав опцию «Новый документ» в меню «Операции».
• Выбрав экранную кнопку «Новый документ».
• Выбрав опцию «Новый документ» в контекстном меню окна «Входящие документы».

При использовании любого из способов создания карточки документа на экране появится окно «Входящий документ» (Рис. 233.).

Рис. 233.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 234.).

Рис. 234.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Входящий документ».

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Местонахождение»

Для того, чтобы выбрать папку для местонахождения документа нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку , расположенную справа от поля «Местонахождение».
• В появившемся окне «Новое расположение» отображены все папки рубрики «Входящие».

                  Если в папке «Входящие» нет вложенных папок, то окно «Новое расположение»  будет пустым и документ автоматически попадает в саму папку «Входящие».

• Выбрать папку , куда необходимо поместить карточку документа.
• Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню с единственной командой «Выбрать» (Рис. 235.).

Рис. 235.
Экранная форма закрывается. Карточка документа попадает в ту папку, которая была выбрана.

Загрузить текст документа

Для того, чтобы присоединить к карточке текст документа (если он есть в наличие в электронном виде) нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку .
• В появившемся окне «Загрузка текста документа» выбрать из файловой системы компьютера тот документ, на который заведена карточка (Рис. 236.).

Рис. 236.

• Нажать кнопку «Открыть».

Экранная форма закрывается. При этом в окне «Входящий документ» возле надписи «Наличие текста» автоматически появляется отметка – «галочка» (Рис.237.).

Рис. 237.
Если текст документа уже загружен, но опять нажать кнопку  появится окно с предупреждением (Рис. 238.).

Рис. 238.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается и появляется окно «Загрузка текста документа». Выполняются все действия, описанные выше. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.
Текст документа можно удалить с помощью кнопки «Удалить текст». При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 239.).

Рис. 239.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Текст документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.
Если необходимо, текст документа можно сохранить в файловой системе при помощи кнопки «Выгрузить текст».
Появится окно «Сохранение текста документа» (Рис. 240.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла.

Рис. 240.
При необходимости, документ можно откорректировать, распечатать и сохранить в файловой структуре компьютера используя, стандартные средства MS Office.

Работа с документом

С помощью радио–кнопок (Рис. 241.) осуществляется выбор пользователем реакции на документ.

Рис. 241.
Если отметка установлена возле надписи «Создать мероприятие», то появляется возможность ввести и заполнить карточки мероприятий и карточку исходящего документа.
Если отметка установлена возле надписи «Необходим ответ», то появляется возможность ввести и заполнить карточку исходящего документа.
Если отметка установлена возле надписи «К сведению», ни ввод карточек мероприятий, ни регистрация исходящего документа не предусмотрена.

Редактировать документ

Изменить данные в карточке документа можно при помощи функции «Редактировать документ».
Сделать это можно следующими способами:

• Выделив нужный документ выбрать опцию «Редактировать документ» в контекстном меню окна «Входящие документы».
• Выделив нужный документ открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой выбранного документа. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка будет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Создать мероприятие

Создать мероприятие по устранению нарушений, которые зафиксированы во входящей корреспонденции, можно несколькими способами:

• Выбрав опцию «Создать мероприятие» в контекстном меню окна «Входящие документы».
• Создать и заполнить карточку мероприятия в функциональном модуле «Мероприятия по ОТ».

Подробное описание заполнения полей карточки мероприятия приведено в разделе «Формирование нового мероприятия» в функциональном модуле «Мероприятия по ОТ».

Мероприятия

Просмотреть список всех мероприятий, которые сформированы по входящему документу, можно так: выделив входящий документ выбрать опцию «Мероприятия» в контекстном меню окна «Входящие документы».
На экране появится окно «Список мероприятий» (Рис. 244.) в котором отображены все заведенные мероприятия.

Рис. 244.
В окне «Список мероприятий» можно воспользоваться следующими функциями (Рис.244.):
1. «Добавить». Поместив указатель мышки в поле окна правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню. Опция «Добавить» позволяет вызвать карточку нового мероприятия. Подробное описание заполнения полей карточки мероприятия приведено в разделе «Формирование нового мероприятия» в функциональном модуле «Мероприятия по ОТ».
2. «Редактировать». Установив указатель мышки на строку с мероприятием, данные по которому нужно изменить, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Редактировать». Откроется карточка мероприятия, которую нужно отредактировать.
3. «Удалить». Установив указатель мышки на строку с мероприятием, которое нужно удалить, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Удалить». Система выводит окно с предупреждением (Рис.246.).

Рис.246.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка мероприятия удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Ответить

Зарегистрировать ответ на входящий документ можно таким образом: выделив входящий документ выбрать  опцию «Ответить» в контекстном меню окна «Входящие документы».
При использовании любого из способов создания карточки документа на экране появится окно «Исходящий документ» (Рис. 247.).

Рис.247.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 248.).

Рис. 248.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Исходящий документ».

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Местонахождение»

Для того, чтобы выбрать папку для местонахождения документа нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку , расположенную справа от поля «Местонахождение».
• В появившемся окне «Новое расположение» отображены все папки рубрики «Исходящие».

                  Если в папке «Исходящие» нет вложенных папок, то окно «Новое расположение»  будет пустым и документ автоматически попадает в саму папку «Исходящие».

• Выбрать папку, куда необходимо поместить карточку документа.
• Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню с единственной командой «Выбрать» (Рис. 249.).

Рис. 249.
Экранная форма закрывается. Карточка документа попадает в ту папку, которая была выбрана.

Присоединение к карточке текста документа

Для того, чтобы присоединить к карточке текст исходящего документа (если он есть в наличие в электронном виде) нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку .
• В появившемся окне «Загрузка текста документа» выбрать из файловой системы компьютера тот документ, на который заведена карточка (Рис. 250.).

Рис. 250.

• Нажать кнопку «Открыть».

Экранная форма закрывается. При этом в окне «Исходящий документ» возле надписи «Наличие текста» автоматически появляется отметка – «галочка» (Рис. 251.).

Рис. 251.
Если текст документа уже загружен, но опять нажать кнопку  появится окно с предупреждением (Рис. 252.).

Рис. 252.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается и появляется окно «Загрузка текста документа». Выполняются все действия, описанные выше. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Работа с текстом документа

13.11.3.1.«Создать/Редактировать текст»

Кнопка «Создать/Редактировать текст» предназначена для:
– создания текста исходящего документа,
– корректировки текста документа, если он уже существует.
При создании текста открывается среда MS Word в которой набирается текст  документа. Используя стандартные средства MS Word можно сохранить текст в файловой системе компьютера. При этом в окне «Исходящий документ» возле надписи «Наличие текста» автоматически появляется отметка – «галочка» (Рис.30.).
При редактировании в среде MS Word открывается текст загруженного документа. Используя стандартные средства MS Word можно откорректировать и сохранить текст в файловой системе компьютера

13.11.3.2. «Удалить текст»

Текст документа можно удалить с помощью кнопки «Удалить текст». При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 253.).

Рис. 253.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Текст документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

13.11.3.3. «Выгрузить текст»

Если необходимо, текст документа можно сохранить в файловой системе при помощи кнопки «Выгрузить текст».
Появится окно «Сохранение текста документа» (Рис. 254.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла.

Рис. 254.
При необходимости, документ можно откорректировать, распечатать и сохранить в файловой структуре компьютера используя, стандартные средства MS Office.

Удалить документ

Удалить выбранный документ можно так: выделив документ выбрать опцию «Удалить документ» в контекстном меню окна «Входящие документы».
При выборе любого из способов удаления система выводит окно с предупреждением (Рис. 255.).

Рис. 255.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать списка входящих документов

Напечатать список входящих документов можно двумя способами:

• Используя экранную кнопку .
• Используя опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции».

При использовании любого из способов появляется окно с вопросом, какие документы экспортировать (Рис. 256.).

Рис. 256.
Поставив отметку возле надписи «Входящие документы» и нажав кнопку «Применить» можно передать список входящих документов в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Распечатать можно список всех документов или только тех, которые подходят под любой выбранный критерий фильтрации (это группа кнопок «Контроль исполнения»).
Открывается среда MS Excel со списком документов.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы документов

Для удобства пользователя создана возможность скрывать те колонки таблицы документов, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Входящие документы» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис.257.

Рис. 257.

Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 258.).

Рис. 258.

Удаляя или устанавливая метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице документов появляется только выбранные поля
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения документов

Снять с контроля документ

После создания, карточка документа автоматически берется системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда документ может не контролироваться, и тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно таким образом: выделив нужный документ выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Входящие документы».
В колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что документ снят с контроля (Рис. 259.).

Рис. 259

Поставить на контроль документ

Если есть необходимость, то снятый с контроля документ можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно таким образом: выделить мышкой документ, у которого в колонке «Статус» графический индикатор фиолетового цвета и выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Входящие Документы».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что документ поставлен на контроль.

Выбор документов по диапазону дат регистрации

Если нужно выбрать документы, по дате регистрации за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Входящие документы» (Рис. 260.).

Рис. 260.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те документы, даты регистрации которых входят в заданный временной интервал.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.

Окно «Исходящие документы»

Окно «Исходящие документы» представляет собой реестр (таблицу) исходящей корреспонденции (ответов на письма и предписания и т.д.). В строке таблицы отображаются основные реквизиты карточки, заведенной на документ. Ввод, редактирование, удаление карточек документов и печать списка документов может осуществляться с помощью контекстного меню окна «Исходящие документы».
Описание колонок реестра карточек документов представлено в таблице.

Создать документ

Зарегистрировать исходящий документ можно выбрав опцию «Новый документ» в контекстном меню окна «Исходящие документы».
На экране появится окно «Исходящий документ» (Рис. 261.).
Подробное описание заполнения полей карточки исходящего документа приведено в п. 13.11. данного Руководства.

Рис. 261.
Т.к. при использовании опции «Ответить» (окно «Входящие документы») сведения о входящем документе заполняются автоматически, чего нет при создании нового исходящего документа, то в таблице приведены сведения о заполнении полей по входящему документу.

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Наименование»

Для того, чтобы выбрать входящий документ нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку , расположенную справа от поля «Наименование».
• В появившемся окне «Входящие документы» отображен перечень карточек входящих документов, имеющих признак «Необходим ответ» или «Создать мероприятия» (Рис. 262.).

Рис. 262.

• Выделить нужный документ и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

Экранная форма закрывается. Вся информация по выбранному входящему документу автоматически заносится в карточку.

Редактировавать документ

Изменить данные в карточке документа можно при помощи функции «Редактировать документ».
Сделать это можно следующими способами:

• Выделив нужный документ выбрать опцию «Редактировать документ» в контекстном меню окна «Исходящие документы».
• Выделив нужный документ открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой выбранного документа. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить документ

Удалить выбранный документ можно так: выделив документ выбрать опцию «Удалить документ» в контекстном меню окна «Исходящие документы».
При выборе любого из способов удаления система выводит окно с предупреждением (Рис. 263.).

Рис. 263.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать списка исходящих документов

Напечатать список исходящих документов можно двумя способами:

• Используя экранную кнопку .
• Используя опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции».

При использовании любого из способов появляется окно с вопросом, какие документы экспортировать (Рис. 264.).

Рис. 264.
Поставив отметку возле надписи «Исходящие документы» и нажав кнопку «Применить» можно передать список исходящих документов в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Открывается среда MS Excel со списком документов.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы документов

Для удобства пользователя создана возможность скрывать те колонки таблицы документов, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Исходящие документы» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 265.

Рис. 265.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 266.).

Рис. 266.
Удаляя или устанавливая метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице документов появляется только выбранные поля
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Выбор документов по диапазону дат регистрации

Если нужно выбрать документы, по дате регистрации за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат.
Поля дат расположены справа на панели окна «Исходящие документы» (Рис. 267.).

Рис. 267.
Для того чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те документы, даты регистрации которых входят в заданный временной интервал.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.