СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Модуль Планирование

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ «ПЛАНИРОВАНИЕ»

Назначение модуля

            Функциональный модуль «Планирование» обеспечивает решение задач календарного планирования работ службы охраны труда предприятия, или отдельного специалиста.
В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Формирование перспективных планов работы службы охраны труда;
• Формирование производственных планов и заданий, в которых задействована служба;
• Формирование планов на основе планов предшествующих периодов с учетом невыполненных заданий;
• Мониторинг сроков выполнения планов и заданий;
• Формирование  списков заданий по различным критериям;
• Экспорт в MS Excel содержимого планов.

Экранная форма функционального модуля «Планирование» вертикально разделена на две части и представлена на Рис. 39.

Рис. 39.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура», в которой представлена древовидная структура с папками необходимых для работы документов, в том числе и планов. Первоначально структура состоит только из  главных узлов (рубрик) – «Планирование», «Графики», «Журнал оперативного контроля» и т.д., которые не содержат ни одной вложенной папки.
Данные рубрики не редактируются и не удаляются.

Область планов

            Центральная часть формы разделена на две части. В нижней части в окне  «Планы» расположен перечень всех созданных планов. В верхней части в окне «Пункты плана»  отображены все пункты плана, который выделен в нижней части.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

Строка меню функционального модуля «Планирование»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют задать критерии фильтрации данных и выбрать перечень полей для возможности определения данных, которые имеют тот же статус, что и выбранное поле (или комбинация полей) и т.д.

Построение рубрики «Планирование»

Рубрика «Планирование» может быть представлена в двух видах:
– не иметь никаких вложенных папок с планами, т.е. все созданные планы лежат в самой папке «Планирование»;
– состоять из вложенных папок (рубрик), которые находятся в подчинении одна другой и представляют собой узлы дерева. Количество вложенных одна в другую папок может быть сколь угодно большим. Соответственно, сами планы лежат в «своих» папках. Но при этом перечень всех без исключения планов можно увидеть, если выделить мышкой папку «Планирование».

Добавить папку

Добавить папку –значит ввести новый узел в структуру дерева планов. Поскольку изначально есть узел «Планирование», то новый узел будет вложенным.
Установив курсор мыши на рубрику «Планирование» необходимо нажать правую кнопку мыши и открыть контекстное меню (Рис. 40.).

Рис. 40.
Выбираем команду «Добавить папку». Появляется вложенная «Новая папка» с возможностью изменения названия (Рис. 41.).

Рис. 41.
Вводим нужное наименование. В структуре дерева появляется новая папка для планов.

Редактировать папку.

Используя данную функцию, всегда можно изменить название существующей папки.
Для этого устанавливаем курсор мыши на папку, название который необходимо изменить и  правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 40.). Выбираем команду «Редактировать папку». При этом, редактируемое название будет выделено темно–синим цветом (Рис. 42.).

Рис. 42.
Вводим необходимые изменения и фиксируем результат левой кнопкой мыши. В  структуре появляется измененное название папки.

Удалить папку

Данная функция используется для удаления не используемых папок.

Устанавливаем курсор мыши на папку, которую необходимо удалить, и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 40.). Выбираем команду «Удалить папку». Система выведет форму с предупреждением (Рис. 43.).

Рис. 43 
При положительном ответе «Да», выводится новое предупреждение, приведенное на Рис. 44.

Рис. 44. 
При положительном ответе «Да» экранная форма закрывается. Действие не производится.
При отрицательном ответе «Нет» экранная форма закрывается. Вместе с папкой удаляются планы и вложенные папки (если они были).

Изменить положение

Используя данную функцию, всегда можно изменить местонахождение папки с планами в дереве планов.
Выбираем папку с планами, которую нужно переместить, и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 40.).  Выбираем команду «Изменить положение».
Система выводит форму с деревом папок планов (Рис. 45.) для указания нового местоположения папки.

Рис. 45.
Раскрываем дерево планов и выбираем новое местоположение папки. Затем правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 46.)  и выбираем одну из команд:

Рис. 46.
Экранная форма закроется, а в структуре дерева положение папки изменится.

Добавить в Избранное

Используя данную функцию можно отображать на закладке «Избранное» перечень тех рубрик, которые нужны для работы в данное время.
Выбираем нужную рубрику на закладке «Структура» и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 40.).  Выбираем команду «Добавить в Избранное».
Открывается закладка «Избранное», где в дереве структуры отображаются только те рубрики, которые были выбраны командой «Добавить в Избранное».

Если какая-либо из выбранных рубрик сейчас не нужна или была ошибочно добавлена в избранные, поступить нужно следующим образом: переходим на закладку «Избранное» и выделяем ненужную рубрику. Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 47.) и выбираем команду «Удалить из Избранного».

Рис. 47.
Для того, что бы убрать закладку «Избранное» нужно в меню «Вид» снять отметку возле команды «Избранное».

Окно «Планы»

Окно «Планы» представляет собой реестр (таблицу) планов, хранящихся в системе. Фактически строка таблицы отображает реквизиты карточки, заведенной на определенный план и содержащая его характеристики. Ввод, редактирование и удаление карточек планов осуществляется через специальную интерфейсную форму «Планы».
Описание колонок реестра карточек планов представлено в таблице.
Таблица

Создать план

План можно создать несколькими способами:

• Выбрав опцию “Новый документ” в меню „Операции”;
• Выбрав экранную кнопку “Новый документ”;
• Выбрав опцию “Новый план” в контекстном меню окна «Планы».

При использовании любого из способов создания плана на экране появится окно «План» (Рис. 48.).

Рис.48.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 49.).

Рис. 49.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «План»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Редактировать план

Изменить данные в карточке плана можно при помощи функции «Редактировать план».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный план выбрать опцию «Редактировать план» в контекстном меню окна «Планы».
• Выделив нужный план открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой плана и кнопка  «Редактировать» при этом будет не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
Выполнить нужное редактирование и нажать кнопку «Сохранить».

Копировать план

Если нужно создать план, который по многим позициям повторяет предыдущий, но, например, имеет другие сроки, проще всего это сделать при помощи функции «Копировать план».
Скопировать план можно следующим способом: выделив нужный план выбрать опцию «Копировать план» в контекстном меню окна «Планы»;
На экране появится окно «План» (Рис. 50.).

Рис. 50.
Вся информация в полях окна, кроме дат начала и окончания периода действия плана будет перенесена из  копируемой карточки плана.
После этого остается только заполнить поля даты начала и окончания периода и откорректировать всю остальную информацию.
Введенные данные сохраняются при нажатии кнопки «Сохранить». При этом в окне «Пункты плана» появятся все пункты копируемого плана, которые нужно откорректировать.

Переместить план

Эта функция используется тогда, когда нужно переместить план в другую папку.
Переместить план можно  следующим способом: выделив нужный план выбрать опцию «Переместить» в контекстном меню окна «Планы».
На экране появится окно «Новое расположение» для указания нового местоположения плана (Рис. 51.).

Рис.51.
Отмечаем мышкой ту папку, куда надо положить план, и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню с единственной командой «Выбрать» (Рис. 52.).

Рис. 52.
Экранная форма закрывается. План попадает в ту папку, которая была выбрана.

Удалить план.

Удалить план можно следующим способом: выделив нужный план выбрать опцию «Удалить план» в контекстном меню окна «Планы»;
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 53.).

Рис. 53.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка и содержимое плана  удаляются. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать плана

Используя экранную кнопку , или опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции» можно передать пункты выбранного плана в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Распечатать можно список всех пунктов плана или только тех, которые подходят под любой выбранный критерий фильтрации (это группы кнопок «Фильтр» и «Контроль исполнения»).
Открывается среда MS Excel со списком пунктов плана.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Импортировать план

Если есть план, который необходимо перенести в базу данных системы, то проще всего воспользоваться функцией «Импортировать из MS Excel» из меню «Операции».
Импортировать план нужно следующим способом:

• Нажав кнопку «Шаблон для импорта» в меню «Операции» получить шаблон плана в формате MS Excel.
• Сохранить этот шаблон под нужным именем в файловой системе компьютера.
• Заполнить шаблон. Обязательными для заполнения являются следующие поля:

– наименование плана;
– дата начала;
– дата завершения;
– номера и названия пунктов.
Если эти поля не будут заполнены, то при попытке импорта, появится сообщение об ошибке (Рис. 54.)

Рис. 54.

• Нажать кнопку «Импортировать из MS Excel» в меню «Операции».
• Откроется окно «Открытие плана для импорта» (Рис. 55.). В нем нужно выбрать импортируемый файл и нажать кнопку «Открыть».
• Выбранный план загрузится в систему.

Рис. 55.

Настройка таблицы планов

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы планов, которые могут быть не актуальны в данное время для пользователя.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Планы» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 56.

Рис. 56.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 57.).

Рис. 57. .
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице планов появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения планов

Снять с контроля

После создания, план и все его пункты автоматически берутся системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда план не должен контролироваться (например, план еще не утвержден), тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно следующим образом: выделив план выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Планы»;
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что план снят с контроля (Рис. 58.).

Рис. 58.

Поставить на контроль.

Если есть необходимость, то снятый с контроля план можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно следующим образом: выбрав опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Планы»;
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что план поставлен на контроль (Рис. 59.).

Рис. 59.

Выбор планов по диапазону дат выполнения

Если нужно выбрать планы за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Планы» (Рис. 60.).

Рис. 60.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице планов появятся только те планы, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.

Окно «Пункты плана»

Окно «Пункты плана» представляет собой реестр (таблицу) запланированных мероприятий, хранящийся в системе. Фактически, строка таблицы отображает реквизиты карточки, заведенной на определенный пункт плана и содержащая его характеристики. Ввод, редактирование и удаление карточек пунктов плана осуществляется на закладке с помощью контекстного меню.
Описание колонок карточек пунктов плана представлено в таблице.

Создать новый пункт

Добавить новый пункт в план можно следующим образом: выбрав опцию «Новый пункт» в контекстном меню окна «Пункты плана».
На экране появится окно «Пункт» (Рис. 61.).

Рис. 61.
В верхней части окна система автоматически заполняет поля информацией о плане. Это наименование, период выполнения и автор плана. Все эти данные отображены синим цветом.
В нижней части окна расположены три закладки: «Содержание», «Сроки» и «Место».
Поля, заполняемые на каждой из закладок окна «План» приведены в таблице.

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить». Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Вставить пункт ниже

Вставить пункт ниже – это, значит, добавить новое планируемое мероприятие, которое добавится на строчку ниже выбранного пункта. 
Для чего это надо: если уже сформирован перечень планируемых мероприятий, но появились мероприятия, которые нужно добавить в план (причем, вставить их надо не в конец перечня, а в любое место списка).
Сделать это можно следующим образом: выделить пункт плана, после которого нужно вставить новый пункт и выбрать опцию «Вставить пункт ниже» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом на экране появится окно «Пункт» для ввода информации о новом мероприятии. После нажатия кнопки «Сохранить» новый пункт появится в списке после выделенного, при этом автоматически будут пересчитаны номера пунктов плана.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Копировать пункт

Эта функция используется в том случае, когда есть несколько одинаковых запланированных мероприятий, но которые при этом могут иметь небольшие различия, например, даты или место проведения.
В этом случае, чтобы не вводить пункт заново, целесообразно применить функцию «Копировать пункт».
Сделать это можно следующим образом: выделить пункт плана, который нужно скопировать и выбрать опцию «Копировать пункт» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом на экране появится окно «Пункт» (Рис. 62.) в котором все поля, заполнены так же, как и в пункте, который мы копируем. Кнопка «Редактировать» при этом отжата, что дает возможность сразу же подкорректировать нужные данные. После нажатия кнопки «Сохранить» новый пункт появится в списке после копируемого, при этом автоматически будут пересчитаны номера пунктов плана.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Рис. 62.

Копировать в новый план

Если мероприятия уже созданного плана подходят для плана следующего периода, но при этом требуют небольшой корректировки, например, по планируемым срокам, то целесообразно применить функцию  «Копировать в новый план».
При использовании этой функции можно создать новый план со всеми мероприятиями, не вводя заново всю имеющуюся информацию. 
«Копировать в новый план» можно следующим образом: выделить любой пункт из плана, который нужно скопировать и выбрать опцию «Копировать в новый план» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом на экране появится окно «План» в котором ни одно из полей не заполнено. Кнопка «Редактировать» при этом отжата, что дает возможность сразу же ввести нужные данные. После нажатия кнопки «Сохранить» появится новый план со всеми  мероприятиями.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Копировать в другой план

Используя данную функцию можно создать общий план из нескольких имеющихся планов.
Для того, чтобы получить общий план необходимо выполнить следующие действия:

• Выбрать или создать план (в окне «Планы»), который будет общим для копируемых планов.
• Выделить любой пункт плана, который нужно скопировать и выбрать опцию «Копировать в другой план» в контекстном меню окна «Пункты плана».

При этом на экране появится окно «В какой план добавить пункты?» (Рис. 63).

Рис. 63.

• Выделить мышкой в списке тот план, который будет общим.
• Добавить в него информацию можно двумя способами:

– двойным нажатием левой кнопки мыши на выделенном плане;
– правой кнопкой мыши открыть выпадающее меню с единственной командой «Выбрать» (Рис. 64.).
Экранная форма закрывается. Пункты плана попадают в тот план, который был выбран.

Рис. 64.

• Этот набор операций надо повторить столько раз, сколько планов нужно внести в общий план.

Все отобранные планы появятся  в общем плане, при этом автоматически будут пересчитаны номера пунктов плана.

• Провести корректировку пунктов созданного плана (например, изменить даты, исполнителей и т.д.).

Редактировать пункт

Изменить данные в карточке пункта плана можно при помощи функции «Редактировать пункт».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный пункт выбрать опцию «Редактировать пункт» в контекстном меню окна «Пункты плана».
• Выделив нужный пункт открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой пункта плана. Кнопка «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
Выполнить нужное редактирование и нажать кнопку «Сохранить».
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить пункт

Удалить пункт можно следующим способом: выделив нужный пункт выбрать опцию «Удалить пункт» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 65.).

Рис. 65.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается, и карточка мероприятия удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Переместить пункт

Используя данную функцию, всегда можно изменить положение пункта плана в списке пунктов.
1. Установив курсор мыши на пункт плана, положение которого необходимо изменить, правой кнопкой мыши открываем контекстное меню и выбираем команду «Переместить».
2. Система выводит форму «Перемещение пункта плана» со списком пунктов, для указания нового местоположения перемещаемого пункта (Рис. 66.).

Рис. 66. 
3. Выделяем мышью новое местоположение пункта.
4. Правой кнопкой мыши откроем контекстное меню и выбираем одну из команд (Рис. 67.).

Рис. 67. 
5. Экранная форма закрывается. В списке пунктов плана положение перемещаемого пункта изменяется, при этом автоматически пересчитываются номера пунктов.

Перевести пункт на ранг ниже

Эта функция позволяет переместить выбранный пункт плана на ранг ниже, т.е. поставить его в подчинение пункту, который находится выше.
Перевести пункт на ранг ниже можно следующим образом: выделив мышкой пункт плана, который нужно сделать подчиненным и выбрать опцию «Перевести на ранг ниже» в контекстном меню окна «Пункты плана» (Рис. 68.).

Рис.68.
Номер выделенного пункта автоматически изменится, т.е. он будет подпунктом предыдущего пункта плана.

Перевести пункт на ранг выше

Эта функция позволяет переместить выбранный пункт плана, который является подпунктом на ранг выше.
Перевести пункт на ранг выше можно следующим образом: выделив мышкой подпункт плана и выбрать опцию «Перевести на ранг выше» в контекстном меню окна «Пункты плана» (Рис. 69.).

Рис.69.
Номер выделенного пункта автоматически изменится, т.е. ему будет присвоен номер следующего пункта.

Настройка таблицы пунктов

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы пунктов плана, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Пункты плана» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 70.

Рис. 70.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (рис. 71.).

Рис. 71. 
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице планов появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения пунктов

Снять с контроля

После создания, все пункты плана автоматически берутся системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда пункт плана можно не контролировать (например, он должен выполняться ежедневно), тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно следующим образом: выбрав опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что пункт снят с контроля (Рис. 72.).

Рис. 72.

Поставить на контроль

Если есть необходимость, то снятый с контроля пункт плана можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно следующим образом: выбрав опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Пункты плана».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора меняется, что говорит о том, что пункт плана поставлен на контроль (Рис. 73.).

Рис. 73.

Выбор пунктов плана по диапазону дат выполнения

Если нужно выбрать пункты плана за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Пункты плана» (Рис. 74.).

Рис. 74.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице планов появятся только те пункты планов, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Выбирая планы в окне «План» можно увидеть, какие пункты каждого плана подходят под этот временной диапазон.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.