СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Модуль проведение инструктажей

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ «ПРОВЕДЕНИЕ ИНСТРУКТАЖЕЙ»

Назначение модуля

Одним из основных средств обеспечения безопасности является обучение всех работников безопасным приемам и методам работы, обращению с машинами и механизмами, знание санитарно-гигиенических и противопожарных правил и т.п. Этим целям служит инструктаж по охране труда.
Проведение инструктажей обусловлено следующими законодательными актами:

Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.1992 г. № 2694-ХІІ (статья 18);

Кодекс Законов о труде от 10.12.1971 г. № 322–III (статья 153);

Приказ МЧС Украины «Об утверждении Перечня должностей, при назначении на которые лица обязаны проходить обучение и проверку знаний по вопросам пожарной безопасности и порядок его организации» от 29.09.2003г. №368;

Приказ МЧС Украины «Типовое положение об инструктаже, специальном обучении и проверки знаний по вопросам пожарной безопасности на предприятиях, в учреждениях и организациях Украины» от 29.09.2003г № 368;

НПАОП 0.00–4.12–05 «Типовое положение о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда».

Функциональный модуль «Проведение инструктажей» предоставляет возможность создавать графики проводимых инструктажей, контролировать их прохождение и автоматически заносить планируемые и фактические даты прохождения инструктажей в карточки сотрудников.
В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Формирование шапки графика инструктажей;
• Формирование пунктов графиков;
• Мониторинг сроков выполнения графиков;
• Мониторинг дат прохождения инструктажей по каждому сотруднику;
• Экспорт в MS Excel графика со списком сотрудников, проходящих инструктаж;
• Загрузка (импортирование) в базу данных своего графика.

Экранная форма функционального модуля «Проведение инструктажей» визуально разделена на две части и представлена на Рис.103.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура» в которой представлена древовидная структура с папками все выполняемых мероприятий. Первоначально структура состоит только из  главных узлов (рубрик) – «Планирование», «Графики», «Мероприятия по ОТ» и т.д., которые не содержат ни одной вложенной папки.
Данные рубрики не редактируются и не удаляются.
Рубрика «Графики» состоит из трех подчиненных рубрик:
– «Медосмотры»;
– «Проведение инструктажей»;
– «Обучение и проверка знаний».
Единственной функцией рубрики «Проведение инструктажей» является «Добавить в Избранное».

Рис. 103.
Используя данную функцию можно отображать на закладке «Избранное» перечень тех рубрик, которые нужны для работы в данное время.
Выбираем рубрику «Проведение инструктажей» на закладке «Структура» правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 104.) и выбираем единственную команду – «Добавить в Избранное».

Рис. 104.
Открывается закладка «Избранное», где в дереве структуры отображаются только те рубрики, которые были выбраны командой «Добавить в Избранное».

Если какая-либо из выбранных рубрик сейчас не нужна или была ошибочно добавлена в избранные, поступить нужно следующим образом: переходим на закладку «Избранное» и выделяем ненужную рубрику. Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 105.) и выбираем команду «Удалить из Избранного».

Рис. 105.
Для того, что бы убрать закладку «Избранное» нужно в меню «Вид» снять отметку возле команды «Избранное».

Область графиков

            Центральная часть формы разделена на две части.
В верхней части, в окне «Пункты», отображен список персонала, проходящего инструктаж по выбранному графику.
В нижней части, в окне «Графики инструктажей», расположен перечень графиков, созданных для различных видов инструктажей.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

Строка меню функционального модуля «Проведение инструктажей»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют задать критерии фильтрации данных и выбрать перечень полей для возможности определения данных, которые имеют тот же статус, что и выбранное поле (или комбинация полей) и т.д.

Окно «Графики инструктажей»

Окно «Графики инструктажей» представляет собой реестр (таблицу) всех графиков, хранящихся в системе. Фактически строка таблицы отображает реквизиты карточки, заведенной на запланированный инструктаж и содержащая его характеристики. Ввод, редактирование и удаление карточек графиков осуществляется с помощью контекстного меню формы «Графики инструктажей».
Описание колонок реестра карточек графиков представлено в таблице.

Новый график инструктажа

График инструктажа можно создать несколькими способами:

• Выбрав опцию «Новый документ» в меню «Операции»;
• Выбрав экранную кнопку «Новый документ»;
• Выбрав опцию «Новый график» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».

При использовании любого из способов создания графика на экране появится окно «График инструктажа» (Рис. 106.).

Рис. 106.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 107.).

Рис. 107.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «График инструктажа»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».
При этом на экране появляется окно  с алгоритмом построения графика (Рис. 108.).

Рис. 108.
Если выбрать автоматическое построение графика, то в окне «Пункты» появится список сотрудников, данные которых имеющиеся в личных карточках на закладке «Инструктажи», соответствуют параметрам, заданным в окне «График инструктажа».
При ручном построении список сотрудников, входящих в этот график выбирается вручную.

Заполнение пункта «Подразделение»

Для того чтобы выбрать структурное подразделение нужно выполнить следующие действия:

• Нажать кнопку , расположенную справа от поля «Подразделение».
• В появившемся окне «Подразделения» (Рис. 109.) выбрать нужное структурное подразделение.
• Нажать правую кнопку мыши и выбрать единственную команду – «Выбрать».

            Окно «Подразделения» закрывается, и название структурного подразделения появляется в карточке графика инструктажа.

Рис. 109.
Если нужно построить график прохождения инструктажа для всего предприятия, то окно «Подразделения» нужно оставить незаполненным.

Редактировать график

Изменить данные в карточке графика инструктажа можно при помощи функции «Редактировать график».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный график выбрать опцию «Редактировать график» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
• Выделив нужный график открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой графика инструктажа. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка будет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
Выполнить нужное редактирование и нажать кнопку «Сохранить».
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Копировать график

Если нужно создать график инструктажа, который по многим позициям повторяет предыдущий, но, например, имеет другой период или тип инструктажа, проще всего это сделать при помощи функции «Копировать график».
Скопировать график можно следующим образом: выбрав опцию «Копировать график» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
При использовании любого из способов копирования на экране появится окно «График инструктажа» (Рис. 110.).

Рис. 110.
Вся информация в полях окна перенесена из  копируемой карточки графика.
В этой карточке можно откорректировать всю информацию, кроме структурного подразделения (поле – «Подразделение»).
Введенные данные сохраняются при нажатии кнопки «Сохранить». При этом в окне «Пункты» появится список тех же сотрудников, которые были в предыдущем графике.

Занести инструктажи в карточки сотрудникам.

С помощью функции «Занести инструктажи в карточки сотрудникам» предоставляется возможность автоматически занести в карточки персонала даты прохождения инструктажа и, если указан период прохождения, то и дату следующего инструктажа.
Сделать это можно  следующим образом: выбрав опцию «Занести инструктажи в карточки сотрудникам» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
Данные занесутся в карточки сотрудников только в следующих случаях:
– если в окне «График инструктажа» установлена дата в поле «Отметка об исполнении»;
– если в окне «Пункты» у каждого сотрудника установлена фактическая дата прохождения инструктажа.
При использовании любого из способов после удачного занесения информации на экране появится  информационное окно (Рис. 111.).

Рис. 111.
Окно ошибки (Рис. 112.) может появиться в результате сбоя в работе системы. В этом случае необходимо обратиться к Разработчику.

Рис. 112.

Печать графика

Используя экранную кнопку , или опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции» можно передать пункты выбранного графика в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Открывается среда MS Excel со списком пунктов выбранного графика.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера, используя, стандартные средства MS Excel.

Импортировать график

Если есть график инструктажа, который необходимо перенести в базу данных системы, то проще всего воспользоваться функцией «Импортировать из MS Excel» из меню «Операции».
Импортировать график нужно следующим способом:

• Нажав кнопку «Шаблон для импорта» в меню «Операции» получить шаблон графика в формате MS Excel.
• Сохранить этот шаблон под нужным именем в файловой системе компьютера.
• Заполнить шаблон.
• Нажать кнопку «Импортировать из MS Excel» в меню «Операции».
•  Откроется окно «График инструктажа» в котором нужно заполнить все поля.
• После нажатия  кнопки «Сохранить» в окне «График инструктажа» откроется окно «Открытие графика для импорта» (Рис. 113.). В нем нужно выбрать импортируемый файл и нажать кнопку «Открыть».
• Выбранный график загрузится в систему.

Рис. 113.

Удалить график.

Удалить график инструктажа можно следующим способом: выделив нужный график выбрать опцию «Удалить график» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 114.).

Рис. 114.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка и пункты графика удаляются. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Настройка таблицы графиков

Для удобства пользователя в системе создана возможность скрывать колонки таблицы графиков, которые могут быть не актуальны в данное время для пользователя.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Графики инструктажей» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 115.

Рис. 115.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 116.).

Рис. 116. 
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице графиков появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения графиков

Снять график с контроля

После создания, график и все его пункты автоматически берутся системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда график не должен контролироваться (например, он еще не утвержден), тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно следующим образом: выделив график выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что график снят с контроля (Рис. 117.).

Рис. 117.
При этом связанные с этим графиком пункты также будут автоматически сняты с контроля.

Поставить график на контроль

Если есть необходимость, то снятый с контроля график можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно следующим образом: выделив график выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Графики инструктажей».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что график опять поставлен на контроль (Рис. 118.).

Рис. 118.
При этом связанные с этим графиком пункты также будут автоматически поставлены на контроль.

Выбор графиков по диапазону сроков исполнения

Если нужно выбрать графики инструктажей за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Графики инструктажей» (Рис. 119.).

Рис. 119.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице  появятся только те графики, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.

Окно «Пункты»

Окно «Пункты» представляет собой в табличном виде список сотрудников, проходящих инструктаж по выбранному графику. В строке таблицы отображаются основные реквизиты карточки, заведенной на  каждого сотрудника, который проходит инструктаж. Ввод, редактирование, печать и удаление карточек осуществляется с помощью контекстного меню формы «Пункты».
Описание колонок реестра карточек пунктов представлено в таблице.

Новый пункт

Добавить новый пункт в график инструктажа можно следующим образом: выбрав опцию «Новый пункт» в контекстном меню окна «Пункты».
На экране появится окно «Пункт графика» (Рис. 120.).

Рис. 120.
В поле «Инструктаж» будет автоматически проставлен вид инструктажа, который берется из шапки графика. Остальные поля окна «Пункт графика» необходимо заполнить.

Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку, не заполнив эти поля, появится окно предупреждения (Рис. 121.).

Рис. 121.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Пункт графика»:

Если дата прохождения текущего инструктажа (поле «Текущий инструктаж») не соответствует периоду, на который составлен график, то система выдаст предупреждение об ошибке (Рис. 122.).

Рис. 122.
При ответе «Да» окно предупреждения закрывается и надо заново ввести дату.
Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить». Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Редактировать пункт

Изменить данные в карточке пункта графика можно при помощи функции «Редактировать пункт».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный пункт графика выбрать опцию «Редактировать пункт» в контекстном меню окна «Пункты».
• Выделив нужный пункт открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой пункта графика. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать» и все поля будут доступны для внесения изменений.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
Выполнить нужное редактирование и нажать кнопку «Сохранить».
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить пункт

Удалить пункт графика можно следующим образом: выделив  нужный пункт графика выбрать опцию «Удалить пункт» в контекстном меню окна «Пункты».
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 123.).

Рис. 123.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается, и карточка пункта удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Выбрать все

Для того чтобы выбрать все пункты графика инструктажа необходимо воспользоваться функцией «Выбрать все».
Установив курсор на любом пункте графика выбрать опцию «Выбрать все» в контекстном меню окна «Пункты».
При этом в колонке «Выбор» таблицы пунктов появится отметка («галочка») (Рис. 124.), которая указывает на то, что, все пункты выбраны.

Рис. 124.
Если нужно выбрать не все пункты графика, а только какие–то определенные, необходимо выполнить следующие действия:

• Выделив курсором колонку «Выбор» нужного пункта щелкнуть левой кнопкой мыши. В колонку «Выбор» этого пункта появится отметка.
• Тот же порядок действий применить для следующего пункта (Рис. 125.).

Рис. 125.

• Для того чтобы убрать отметки, необходимо выделив курсором колонку «Выбор» отмеченного пункта еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Отметка будет удалена.

Снять выбор

Для того чтобы убрать выбор всех пунктов графика необходимо воспользоваться функцией «Снять выбор».
Установив курсор на любом пункте графика выбрать опцию «Снять выбор» в контекстном меню окна «Пункты».
При этом в колонке «Выбор» таблицы пунктов отметка («галочка») будет удалена.

Инверсия

            Функция «Инверсия» позволяет изменить условия выбора пунктов графика. Если выбраны пункты, как приведено на Рис. 125., то, выделив курсором колонку «Выбор» нужного пункта и выбрав опцию «Инверсия» получим следующий результат (Рис. 126.).

Рис. 126.
Т.е. автоматически снимаются отметки с тех пунктов, где они были и устанавливаются там, где их не было.

Занести планируемую дату прохождения инструктажа

Для того чтобы автоматически занести дату текущего прохождения инструктажа для всех сотрудников в график необходимо применить функцию «Занести планируемую дату прохождения инструктажа».
Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Установив курсор на любом пункте графика выбрать опцию «Выбрать все» в контекстном меню окна «Пункты».
• В колонке «Выбор» таблицы пунктов появится отметка – «галочка» (Рис. 124.).
• Выделив  любой пункт графика выбрать опцию «Занести планируемую дату прохождения инструктажа» в контекстном меню окна «Пункты».

Если пункты не выбраны, система выводит окно с предупреждением (Рис. 127.).

Рис. 127.

• На экране появится окно «Укажите дату» (Рис. 128.). При этом в поле «Дата прохождения» высвечивается текущая системная дата.

Рис. 128.

• Выбрав в календаре нужную дату, необходимо нажать кнопку «Применить». Выбранная дата занесется в колонку «Дата прохождения» для всех пунктов графика.

            При отрицательном ответе «Отменить» действие отменяется.

• Если нужно занести планируемые даты не во все пункты графика, а только какие–то определенные, то эти пункты нужно выбрать, как описано в п. 9.20. данного Руководства, и выполнить весь порядок действий, описанный выше.

Занести фактическую дату прохождения инструктажа

Для того чтобы автоматически занести дату фактического прохождения инструктажа для всех сотрудников в график необходимо применить функцию «Занести фактическую дату прохождения инструктажа».
Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Установив курсор на любом пункте графика выбрать опцию «Выбрать все» в контекстном меню окна «Пункты».
• В колонке «Выбор» таблицы пунктов появится отметка – «галочка» (Рис. 124.).
• Выделив  любой пункт графика выбрать опцию «Занести фактическую дату прохождения инструктажа» в контекстном меню окна «Пункты».

Если пункты не выбраны, система выводит окно с предупреждением (Рис. 127.).

• На экране появится окно «Укажите дату» (Рис. 128.). При этом в поле «Дата прохождения» высвечивается текущая системная дата.
• Выбрав в календаре нужную дату, необходимо нажать кнопку «Применить». Выбранная дата занесется в колонку «Фактическая дата» для всех пунктов графика.

            Если в карточках сотрудников, проходящих инструктаж по этому графику, указана периодичность прохождения данного вида инструктажа, то система автоматически поставит в колонке «Дата следующего»  даты следующего прохождения инструктажа.

• Если нужно занести фактические даты прохождения инструктажа не во все пункты графика, а только какие–то определенные, то эти пункты нужно выбрать, как описано в п. 9.20. данного Руководства, и выполнить весь порядок действий, описанный выше.

Занести дату прохождения последнего инструктажа

Для того чтобы автоматически занести дату последнего прохождения инструктажа для всех сотрудников в график необходимо применить функцию «Занести дату прохождения последнего инструктажа».
Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Установив курсор на любом пункте графика выбрать опцию «Выбрать все» в контекстном меню окна «Пункты».
• В колонке «Выбор» таблицы пунктов появится отметка – «галочка» (Рис. 124.).
• Выделив  любой пункт графика выбрать опцию «Занести дату прохождения последнего инструктажа» в контекстном меню окна «Пункты».

Если пункты не выбраны, система выводит окно с предупреждением (Рис. 127.).

• На экране появляется окно «Укажите дату» (Рис. 128.). При этом в поле «Дата прохождения» высвечивается текущая системная дата.
• Выбрав в календаре нужную дату, необходимо нажать кнопку «Применить». Выбранная дата занесется в колонку «Дата последнего» для всех пунктов графика.
• Если нужно занести даты последнего прохождения инструктажа не все пункты графика, а только какие–то определенные, то эти пункты нужно выбрать, как описано в п. 9.20. данного Руководства и выполнить весь порядок действий, описанный выше.

Настройка таблицы пунктов графиков

Для удобства пользователя в системе создана возможность скрывать колонки таблицы пунктов графиков, которые могут быть не актуальны в данное время для пользователя.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Пункты» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 129.

Рис. 129.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 130.).

Рис. 130. 
Используя вертикальную полосу прокрутки и удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице графиков появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения пунктов графика

Снять с контроля

После создания, все пункты графика инструктажа автоматически берутся системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда пункты графика можно не контролировать и тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно следующим образом: выделив нужный пункт графика выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Пункты».
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что пункт снят с контроля (Рис. 131.).

Рис. 131.

Поставить на контроль

Если есть необходимость, то снятый с контроля пункт графика можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно следующим образом: выделив нужный пункт графика выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Пункты».
При этом в колонке «Статус» графический индикатор изменяет свой цвет, что говорит о том, что пункт взят системой на контроль.

Выбор пунктов графика по диапазону дат прохождения инструктажа

Если нужно выбрать пункты графика за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Пункты» (Рис. 132.).

Рис. 132.
Для того чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те пункты графика, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Выбирая любой график инструктажа в окне «Графики инструктажей» можно увидеть, какие пункты каждого графика подходят под этот временной диапазон.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.