СООТ Малое предприятие руководство пользователя - Модуль Журнал оперативного контроля

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ «ЖУРНАЛ ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ»

Назначение модуля

Функциональный модуль «Журнал оперативного контроля» предоставляет возможность оценки соответствия состояния охраны труда предприятия требованиям нормативно–правовых актов по охране труда и подготовки управленческих решений, направленных на создание здоровых и безопасных условий труда.
В модуле реализовано выполнение следующих функций:

• Формирование журнала нарушений;
• Формирование различных документов по зафиксированным нарушениям;
• Создание аналитической справки о работе службы ОТ за определенный период;
• Мониторинг сроков устранения нарушений и выполнения документов;
• Экспорт в MS Excel списка нарушений.

Экранная форма функционального модуля «Журнал оперативного контроля» вертикально разделена на две части и представлена на Рис.167.
Рис.167.

Область «Структура»

В левой части формы размещается область «Структура» в которой представлена древовидная структура с папками необходимых для работы документов, в том числе и журналов оперативного контроля. Первоначально структура состоит только из  главных узлов (рубрик) – «Планирование», «Графики», «Журнал оперативного контроля» и т.д., которые не содержат ни одной вложенной папки.
Данные рубрики не редактируются и не удаляются.
Единственной функцией рубрики «Журнал оперативного контроля» является «Добавить в Избранное».
Используя данную функцию можно отображать на закладке «Избранное» перечень тех рубрик, которые нужны для работы в данное время.
Выбираем рубрику «Журнал оперативного контроля» на закладке «Структура» и правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 168.) и выбираем единственную команду – «Добавить в Избранное».

Рис. 168.
Открывается закладка «Избранное», где в дереве структуры отображаются только те рубрики, которые были выбраны командой «Добавить в Избранное».

Если какая-либо из выбранных рубрик сейчас не нужна или была ошибочно добавлена в избранные, поступить нужно следующим образом: переходим на закладку «Избранное» и выделяем ненужную рубрику. Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню (Рис. 169.) и выбираем команду «Удалить из Избранного».

Рис. 169.
Для того, что бы убрать закладку «Избранное» нужно в меню «Вид» снять отметку возле команды «Избранное».

Область нарушений

            Центральная часть формы разделена на две части. В верхней части в окне «Журнал»  отображен список зарегистрированных нарушений.
В нижней части в окне «Документы» расположен перечень документов, созданных по зафиксированным нарушениям.
В самом верху формы расположены строка меню и панель инструментов.

 Строка меню функционального модуля «Журнал оперативного контроля»

Строка меню – это набор команд, которые позволяют задать критерии фильтрации данных и выбрать перечень полей для возможности определения данных, которые имеют тот же статус, что и выбранное поле (или комбинация полей) и т.д.
Так же в строке меню приведены две кнопки «Журнал нарушений» и «Документы», которые дают возможность просмотреть список нарушений или документы  в зависимости от избранного способа просмотра.

Окно «Журнал»

Окно «Журнал» представляет собой реестр (таблицу) зафиксированных нарушений, хранящихся в системе. Фактически строка таблицы отображает реквизиты карточки, заведенной на зафиксированное нарушение и содержащая его характеристики. Ввод, редактирование и удаление карточек нарушений осуществляется с помощью контекстного меню формы «Журнал».
Описание колонок реестра карточек нарушений представлено в таблице.

Регистрация нарушения.

Зафиксировать нарушение в системе можно создать несколькими способами:

• Выбрав опцию «Новый документ» в меню «Операции»;
• Выбрав экранную кнопку «Новый документ»;
• Выбрав опцию «Новое нарушение» в контекстном меню окна «Журнал».

При использовании любого из способов создания карточки нарушения на экране появится окно «Регистрация нарушения» (Рис. 170.).

Рис.170.
Поле, выделенное синим цветом, является обязательным для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив это поле появится окно предупреждения (Рис. 171.).

Рис. 171.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Размер рабочей области окна «Регистрация нарушения» превосходит размер рабочей области экрана. Поэтому даже в распахнутом во весь экран окне не помещаются целиком данные, с которыми работает пользователь. Для того чтобы заполнить все данные рабочей области окна «Регистрация нарушения» нужно использовать вертикальную полосу прокрутки.
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Регистрация нарушения»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Мероприятия»

Для того, чтобы занести данные в поле «Содержание мероприятия» нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 172.)

Рис. 172.
Поле «Содержание мероприятия» становится активным, и данные вводятся с клавиатуры. Эту информацию затем можно отредактировать или удалить.
Поля «Дата исполнения» и «Дата фактического исполнения» выбираются в окне календаря.

Заполнение пункта «Ответственные за исполнение»

Выбрать ответственного можно только после заполнения информации по мероприятию, т.к. каждое мероприятие имеет своего ответственного.
Для того, чтобы выбрать ответственного нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 173.)
 
Рис. 173.
В появившемся списке персонала нужно выделить мышью фамилию нужного сотрудника и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Фамилия и должность ответственного появятся на экране.
Введенную информацию, если появилась необходимость, можно удалить.

Заполнение пункта «Меры пресечения»

Для того, чтобы занести данные во все поля пункта «Меры пресечения» нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 174.)

Рис. 174.
Поля для ввода информации станут активными. Данные для полей «Предложенная мера» и «Фактическая мера» выбираются из справочника «Наказания» после нажатия кнопки  . «ФИО» – выбор в выпадающем списке фамилий сотрудников после нажатия кнопки , поле «Должность» автоматически заполняется из базы данных после выбора фамилии нарушителя, «Дата» выбирается в окне календаря. Если нарушитель занимает руководящую должность, то в окошке «Рук.» появляется «галочка».
Всю эту информацию затем можно отредактировать или удалить.

Копировать нарушение

Если есть ряд нарушений, которые по многим позициям похожи, то чтобы не вводить всю информацию заново, проще всего воспользоваться функцией «Копировать нарушение».
Скопировать нарушение можно следующим образом: выбрав опцию «Копировать нарушение» в контекстном меню окна «Журнал».
На экране появится заполненное окно «Регистрация нарушений» (Рис. 175.).

Рис.175.
При этом вся информация полей карточки будет перенесена из копируемой карточки нарушения.
После этого остается только откорректировать нужную информацию и введенные данные запомнить по нажатию кнопки «Сохранить».

Редактировать нарушения

Изменить данные в карточке нарушения можно при помощи функции «Редактировать нарушение».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужное нарушение выбрать опцию «Редактировать нарушение» в контекстном меню окна «Журнал».
• Выделив нужное нарушение открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой нарушения. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Мероприятия по устранению нарушения

Для того, чтобы просмотреть все мероприятия по устранению зафиксированного нарушения, проще всего воспользоваться функцией «Мероприятия по устранению».
Сделать это можно следующим образом:

• Выделив мышью нужное нарушение в журнале вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню.
• Выбрать опцию «Мероприятия по устранению».

На экране появится окно «Мероприятия по устранению нарушения» (Рис. 176.).

Рис.176.
В этом окне представлена вся информация по запланированным мероприятиям, которые занесены в карточку нарушения.
Данные в этом окне не редактируются и не удаляются.

Удалить нарушение

Удалить нарушение можно следующим образом: выделив нужное нарушение выбрать опцию «Удалить нарушение» в контекстном меню окна «Журнал»;
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис.177.).

Рис.177.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка нарушения удаляется. Так же удаляется это нарушение из списка нарушений в акте или предписании.
При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать списка нарушений

Используя экранную кнопку  или опцию «Экспортировать в MS Excel» из меню «Операции», можно передать список нарушений в среду MS Excel, отредактировать и распечатать его.
Распечатать можно список всех нарушений или только тех, которые подходят под любой выбранный критерий фильтрации (это группы кнопок «Фильтр» и «Контроль исполнения»).
Открывается среда MS Excel со списком нарушений.
При необходимости, список можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера используя, стандартные средства MS Excel.

Настройка таблицы нарушений

Для удобства пользователя создана возможность скрывать колонки таблицы зафиксированных нарушений, которые могут быть не актуальны в данное время для пользователя.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Журнал» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 178.

Рис. 178.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 179.).

Рис. 179.
Удаляя метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице нарушений появляется только выбранные поля.
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль устранения нарушений

Снять с контроля нарушение

После создания, карточка нарушения автоматически берется системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда нарушение может не контролироваться (например, оно быстро устранено), тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно следующим образом: выделив нужное нарушение выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Журнал»;
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что нарушение снято с контроля (Рис.180.).

Рис.180.
При этом связанные только с этим нарушением документы также будут сняты с контроля.

Поставить на контроль нарушение

Если есть необходимость, то снятое с контроля нарушение можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно следующим образом: выделить мышкой нарушение у которого в колонке «Статус» графический индикатор фиолетового цвета и выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Журнал»;
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что нарушение поставлено на контроль (Рис.181.).

Рис. 181.
При этом у связанных только с этим нарушением документов так же изменится цвет индикации.

Выбор нарушений по диапазону дат выполнения

Если нужно выбрать нарушения за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Журнал» (Рис. 182.).

Рис. 182.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те нарушения, даты которых входят в заданный временной диапазон.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.

Окно «Документы»

Окно «Документы» представляет собой реестр (таблицу) документов (актов и предписаний), которые созданы по зафиксированным нарушениям, хранящимся в системе. В строке таблицы отображаются основные реквизиты карточки, заведенной на документ. Ввод, редактирование, печать и удаление карточек документов осуществляется с помощью контекстного меню формы «Документы».
Описание колонок реестра карточек документов представлено в таблице.

Создать предписание

Создать предписание, регламентирующее устранение выявленных нарушений, можно следующим образом: выбрав опцию «Новый документ–>Предписание» в контекстном меню окна «Документы» (Рис. 183.).

Рис. 183.
На экране появится окно «Предписание» (Рис. 184.).

Рис. 184.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 185.).

Рис. 185.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Предписание»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Создать акт

Создать акт, регламентирующий устранение выявленного нарушения, можно следующим образом: выбрав опцию «Новый документ–>Акт» в контекстном меню окна «Документы» (Рис. 186.).

Рис. 186.
На экране появится окно «Акт» (Рис. 187.).

Рис. 187.
Поля, выделенные синим цветом, являются обязательными для заполнения. При попытке сохранить карточку не заполнив эти поля появится окно предупреждения (Рис. 188.).

Рис. 188.
Нажав кнопку «Да» нужно продолжить ввод данных. 
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Акт»:

Введенные данные сохранятся в базе данных при нажатии кнопки «Сохранить».

Заполнение пункта «Нарушения»

Для того, чтобы занести данные в поля таблицы «Нарушения» нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать опцию «Добавить» (Рис. 189.)

Рис. 189.
В появившемся окне «Нарушения» нужно выделить мышью требуемое нарушение и нажать кнопку «Применить» (Рис. 190.).

Рис. 190.
Все данные по выбранным нарушениям будут занесены в таблицу.
Введенную информацию, если появилась необходимость, можно удалить.

Создать справку

Система предоставляет возможность сформировать аналитическую справку о работе службы охраны труда предприятия за выбранный период.
Выбрав кнопку «Справка» на закладке «Действия» в правой части экранной формы можно создать необходимую справку (Рис. 191.).

Рис. 191.
Можно ввести или отредактировать следующие сведения в окне «Аналитическая справка»:

После нажатия кнопки «Применить» появляется окно «Укажите имя файла» (Рис. 192.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла. Расширение файла–справки «*.rtf».

Рис. 192.

В файл–справку система автоматически занесет все данные, которые есть в базе данных по несчастным случаям, нарушениям и т.д.

Редактировать документ

Изменить данные в карточке документа можно при помощи функции «Редактировать документ».
Сделать это можно  следующими способами:

• Выделив нужный документ выбрать опцию «Редактировать документ» в контекстном меню окна «Документы».
• Выделив нужный документ открыть его двойным щелчком левой кнопки мыши.

При выборе первого способа редактирования появится окно с карточкой выбранного документа. Кнопка  «Редактировать» при этом не активна, и можно сразу же вносить изменения.
При выборе второго способа в появившемся окне нажмите кнопку «Редактировать». Кнопка станет не активна, и все поля будут доступны для редактирования.
Для очистки поля даты необходимо пометить ее с помощью курсора и удалить нажатием клавиши Delete, а затем ввести новую дату с клавиатуры в формате “00.00.0000” (день, месяц, год).
По нажатию кнопки «Сохранить» все изменения сохраняются в системе.
Отмена ввода выполняется кнопкой «Отменить».

Удалить документ

Удалить выбранный документ можно следующим способом: выделив документ выбрать опцию «Удалить Документ» в контекстном меню окна «Документы».
При этом система выводит окно с предупреждением (Рис. 193.).

Рис. 193.
При положительном ответе «Да» окно предупреждения закрывается. Карточка документа удаляется. При отрицательном ответе «Нет» действие отменяется.

Печать документа

Для того, чтобы просмотреть и распечатать нужный документ необходимо сделать следующее: выделить мышкой нужный документ выбрать опцию «Печатать» в контекстном меню окна «Документы».
Появится окно «Укажите имя файла» (Рис. 194.). Выбрав папку, в которую будет записан файл, необходимо указать имя самого файла.

Рис. 194.
При необходимости, документ можно откорректировать, напечатать или сохранить в файловой структуре компьютера используя, стандартные средства MS Office.

Настройка таблицы документов

Для удобства пользователя создана возможность скрывать те колонки таблицы документов, которые могут быть не нужны пользователю в данное время.
Правой кнопкой мыши открываем контекстное меню в экранной форме «Документы» и выбираем команду «Настройка таблицы». Контекстное меню представлено на Рис. 195.

Рис. 195.
Система выводит форму «Настройка таблицы» с полями для выбора (Рис. 196.).

Рис. 196.
Удаляя или устанавливая метку рядом с наименованием поля, можно сформировать нужную таблицу. После нажатия кнопки «Применить» экранная форма закрывается и в таблице документов появляется только выбранные поля
Кнопка «Отменить» позволяет вернуть исходные настройки таблицы.

Контроль выполнения документов

Снять с контроля документы

После создания, карточка документа автоматически берется системой на контроль исполнения.
Бывают ситуации, когда документ может не контролироваться (например, нарушение, по которому создан документ, быстро устранено), тогда его можно снять с контроля.
Сделать это можно таким образом: выделив нужный документ выбрать опцию «Снять с контроля» в контекстном меню окна «Документы».
При этом в колонке «Статус» появляется графический индикатор фиолетового цвета, который говорит о том, что документ снят с контроля (Рис. 197).

Рис. 197.
При этом связанные только с этим  документом нарушения также будут автоматически сняты с контроля.

Поставить на контроль документы

Если есть необходимость, то снятый с контроля документ можно опять поставить на контроль.
Сделать это можно таким образом: выделить мышкой документ у которого в колонке «Статус» графический индикатор фиолетового цвета и выбрать опцию «Поставить на контроль» в контекстном меню окна «Документы».
При этом в колонке «Статус» цвет графического индикатора изменится, что говорит о том, что документ поставлен на контроль.
Так же автоматически будут поставлены на контроль связанные только с этим  документом нарушения.

Выбор документов по диапазону дат создания

Если нужно выбрать документы, созданные за какой–то определенный временной период, проще всего воспользоваться поиском в указанном диапазоне дат. Поля дат расположены справа на панели окна «Документы» (Рис. 198.).

Рис. 198.
Для того, чтобы выбрать временной диапазон необходимо выполнить следующие действия:

• Установить метку (галочку) возле поля даты.
• Ввести с клавиатуры, либо выбрать из календаря две даты: с…. по …..
• Нажать кнопку–стрелку .

В таблице появятся только те документы, даты создания которых входят в заданный временной интервал.
Чтобы вернуть таблицу в исходный вид необходимо снять метку возле поля даты.