На предприятиях электрических сетей составляется следующая техническая документация:
технический паспорт электрической сети;
технические паспорта на здания, сооружения и оборудование; чертежи подземного хозяйства (кабельных линий, кабельных туннелей и колодцев);
схемы электрических сетей;
должностные инструкции на каждое рабочее место; инструкции по обслуживанию и ремонту оборудования и сооружений.
Кроме того, дежурный персонал электрических сетей ведет следующую оперативную документацию:
мнемоническую схему на диспетчерском щите; оперативный журнал;
журнал заявок на вывод оборудования из работы; журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики; журнал распоряжений;
журнал дефектов и неполадок с оборудованием.
В техническом паспорте электросети приводятся общие технические данные всей сети: протяженность, количество РП и ТП и силовых трансформаторов, пропуск электроэнергии и др.
Технические паспорта на сооружения и оборудование заводятся на РП, ТП, кабельные туннели, колодцы, вводно-распределительные устройства напряжением до 1000 В, силовые трансформаторы, выключатели, трансформаторы тока и напряжения, заземляющие устройства, кабельные линии напряжением выше 1000 В. В паспортах РП и ТП, указывают присвоенный номер РП или ТП, адрес места расположения, основные характеристики строительной части, дату включения в эксплуатацию, план помещения (эскиз) с размерами и с указанием размещения оборудования, электрическую схему, направление приходящих и отходящих линий, даты текущих и капитальных ремонтов строительной части и оборудования.
В паспорте вводно-распределительного устройства указывают номер, адрес, тип и источник электроснабжения (ТП). В паспорте силового трансформатора указывают его технические данные — завод-изготовитель, тип, заводской номер, годы изготовления и включения в эксплуатацию, номинальные мощность, напряжение и ток, массу, габаритные размеры, схему и группу соединения обмоток, напряжение КЗ, положение ответвлений.
В паспорте отмечают местонахождение трансформатора, а также данные о датах отправки в ремонт, об испытании масла, нагрузку по замерам в период максимальных нагрузок.
В паспорте кабельной линии указывают ее наименование, общую протяженность, марку кабеля, сечение жил, конструктивное и рабочее напряжение, дату включения в эксплуатацию. В паспорте также указывают данные о прокладке кабеля, о смонтированных концевых и соединительных муфтах; дается схема трассы кабельной линии, указываются допустимая токовая нагрузка и фактическая максимальная нагрузка, даты испытания кабельной линии повышенным напряжением; данные о проводимых земляных работах на трассе кабельной линии и ремонтах кабельной линии, а также мероприятия по защите кабельной линии от коррозии.
В паспортах на выключатели, трансформаторы тока и напряжения указываются заводские данные (заводской номер, завод-изготовитель, номинальные токи и напряжения), место установки и эксплуатационные данные (ремонт и испытания).
В паспорте заземляющего устройства указывают дату его включения, исполнительный чертеж заземляющего устройства, значение сопротивления заземления при включении устройства и результаты последующих эксплуатационных измерений и вскрытий грунта.
Как было указано выше, на предприятии электрических сетей должны быть производственные инструкции по обслуживанию и ремонту оборудования. Такие инструкции могут быть как общесоюзного значения, утвержденные вышестоящими организациями, так и местные, разрабатываемые и утверждаемы на данном предприятии электрических сетей. Все местные производственные инструкции подлежат пересмотру и переутверждению через каждые 3 года.
Ведение оперативной документации предусматривает возможность определения состояния электрической схемы на каждый данный момент. На имеющейся мнемонической схеме на диспетчерском щите указывают нормальную схему электроснабжения потребителей и все изменения и этой схеме на данный момент времени.
В оперативный журнал записывают в хронологическом порядке производимые переключения и работы в электросети, здесь же записывают автоматические отключения участков сети, работу релейной защиты и автоматики, установку и снятие ремонтных заземлений, другие нарушения нормальной работы оборудования, оперативные указания и распоряжения вышестоящего персонала.
В журнале заявок на вывод оборудования из работы указывается, какое оборудование и на какой срок разрешено отключить в данный день для работ и какие необходимо для этого произвести переключения. Оформление заявок производят накануне дня проведения работы.
В журнале релейной защиты, автоматики и телемеханики приводятся отдельные нетиповые схемы защиты, автоматики и телемеханики, действующие в электросети, указываются рекомендуемые действия оперативного персонала при работе различных устройств.
В журнале распоряжений производят запись распоряжений вышестоящего персонала, имеющих постоянный характер или срок действия более суток.
В журнале дефектов и неполадок с оборудованием записывают замеченные дефекты и неполадки оборудования, которые невозможно устранить силами сменного дежурного персонала. Журнал дефектов и неполадок оборудования ежедневно просматривает вышестоящий технический персонал, который предлагает эксплуатационному или ремонтному персоналу устранить замеченный дефект в кратчайший срок.